חתימה דיגיטלית היא לא חתימה שאפשר לחלק למעריצים בתום הופעה מוצלחת, אבל היא בהחלט פתרון מועיל במניעת דואר זבל או וירוסים המאיימים להסתנן לתיבת הדואר האלקטרוני.

חתימה דיגיטלית נועדה לאמת את פרטי השולח של המסמך וזהותו, כמו גם את שעת שליחתו אל הנמען. בנוסף, חתימה דיגיטלית מבטיחה כי לא בוצעו במסמך שינויים מרגע הפקתו.

פרמטרים אלו מתקיימים דרך תהליך ייחודי של הצפנת מידע. מידע מוצפן זה פותח בעצם את האפשרות לבצע פעולות שהצריכו בעבר את נוכחותו של מפיק המסמך או את שליחתו בדואר. מסמכים רגישים כמו חשבוניות מס, דרישות תשלום או קבלות ניתן להעביר ולקבל בקלות, תוך שימוש במפתח הצפנה פרטי, הידוע למייצר המסמך בלבד.

כיצד מתבצע תהליך ההצפנה?

על גבי מערכות המחשוב הקיימות ניתן להתקין את מערכת החתימה הדיגיטלית כתוכנה נוספת, מבלי ליצור הפרעה כלשהי לפעילות השוטפת.

למעשה, המסמכים מופקים כסדרם, אלא שכעת הם נשלחים לספריית המקור. ספריה זו ממוקמת במחשב בו הותקנה מערכת חתימה דיגיטלית. מערכת זו סורקת את ספריית המקור באופן אוטומאטי, מאתרת את המסמכים החדשים שהופקו ומעבירה באמצעות האינטרנט אל מערכת מקבילה. במערכת זו מחתימה את המסמכים בחתימה דיגיטלית ומעבירה אותם לספרייה הקרויה “ספריית יעד”.

כעת המסמך מאובטח ומוכן לשליחה ללקוח או לספק.

כל היתרונות של מערכת חתימה דיגיטלית

במיוחד בארגונים גדולים, השולחים מסמכים רבים לספקים ולקוחות, מערכת של חתימה דיגיטלית מקלה על הסרבול הכרוך בהפקת המסמכים ושליחתם. המערכת מותאמת ועונה על חוקי המס בכל הנוגע לשליחת מסמכים חשבונאיים ממוחשבים.

מלבד החיסכון האדיר בשימוש בנייר ובצמצום הבירוקרטיה הכרוך בחתימה ידנית, מדובר גם בהשקעה, שהתשלום החודשי עבורה הוא  נמוך יחסית. עלויות של הדפסה, ביול ושליחה הופכות בלתי רלוונטיות, ואף נחסכות ההוצאות הכרוכות בכח האדם הדרוש לתהליך.

חתימה דיגיטלית מאפשרת זיהוי וודאי של השולח על ידי הנמען, שכן המסמך מופק באמצעים הנשלטים באופן מוחלט על ידי השולח. בנוסף, אם נערכו שינויים במסמך האלקטרוני לאחר שנחתם, מערכת חתימה דיגיטלית מזהה את השינוי, ויכולה לשמש כהוכחה אפשרית במקרה של מחלוקת משפטית.

אם כך, מדוע לא כולם משתמשים בחתימה דיגיטלית?

 הקונספט של חתימה דיגיטלית הוא עדיין חדש יחסית כמו גם השימוש בה, ובאופן טבעי מעורר חשש וחשד. עריכת שינויים היא לעולם אינה פשוטה, גם אם השינוי משפר משמעותית את יעילותה של המערכת ומקל על תפעולה. חוסר הידע מוביל לרתיעה, לפחות עד שמתברר שמדובר בסך הכל בסימון האיקס באזור המיועד לו, והיתר מופעל בצורה אוטומאטית וידידותית למשתמש.

סיבה נוספת המרתיעה משתמשים מפני מערכת חתימה דיגיטלית היא הצורך בתעודת זהות דיגיטלית, על אף שמדובר בהליך מנהלתי קצר וחד פעמי.